La siguiente guía está dirigida a operadores turísticos, como a quien esté encargado de gestionar el proceso de reservación y venta de una propiedad proveedora de servicios turísticos.

Lo primero con lo que debe familiarizarse es con el Toolbar, o barra de herramientas donde se encuentran los botones que le van a permitir aprovechar las posibilidades que ofrece este sistema; pasemos entonces a estudiarlo:

La barra de herramientas que se va encontrar al hace Login con un usuario “recepcionista u operador turístico”, es la siguiente:

La fila superior se compone de un menú desplegable donde está la opción para elegir la propiedad con la que va a trabajar, si usted está encargado de una propiedad en particular es a la única a la que va a tener acceso. Al lado de eso está un segundo menú desplegable que lleva las iniciales de todos los nombres de las propiedades a las que usted tiene acceso, por lo que si tiene una larga lista pueda buscar de manera más rápida la que le interesa. Lo siguiente es un cuadro de entrada que el usuario recepcionista u operador turístico puede usar para buscar una reserva, y, por último, se detalla el número de veces que la propiedad ha sido vista.

En la siguiente fila están los botones de las opciones manejables por un usuario recepcionista u operador turístico. De izquierda a derecha:

1. Dashboard

2. Vista Previa

3. Formulario de Reserva

4. Lista de todas las Reservas

5. Lista nuevas reservas

6. Recibir huéped entrante

7. Despedir huésped saliente

8. Lista de huéspedes

1. Dashboard :

No es realmente una función, más bien la vista predeterminada de Paxsoft para alguien que es un usuario autorizado. Pueda ver el booking de una habitación para el mes. Se puede cambiar el mes activo a través de un menú desplegable. La pantalla luce así:

En esta lista se reflejan las disponibilidades por habitaciones, donde la primera columna numera las habitaciones, la fila correspondiente a cada habitación es el estado del booking para el mes elegido en el menú superior izquierdo de la pantalla:

Lo que esté en gris es porque la fecha ya pasó.

En verde están las fechas disponibles para cada cuarto.

En amarillo están las fechas en las que fue solicitada una habitación pero aun no ha sido confirmada ni pagada, es decir, está en "provisional booking".

En rojo se marca una vez que se ha introducido un número de referencia del depósito que se va a explicar más adelante.

2.  Vista previa

Este botón lleva a una vista previa de los detalles de la propiedad, tal como lo vería el cliente. Se ve la descripción de la posada, los iconos de los servicios y tipos de habitaciones que ofrece la posada, el link para ver los slideshows, etc.

3. Formulario de reserva

Lleva directo a la “formulario de reserva” (booking form) es en esta pantalla donde se elige el plan y la habitación que se quiere reservar.

Aquí vamos a hacer una pausa para explicar como se efectúa una reservación en línea:

Primer paso: Se elige la fecha de llegada en el calendario: “Arrival”; y la fecha de salida de la posada en el calendario: “Departure” .

Segundo Paso: Se refleja el número de pasajeros. NOTA IMPORTANTE: si es un sólo pasajero con ocupación sencilla en habitación doble, para que se haga el recargo, en “Guests” se pone en blanco y se refleja en “Single”: 1; de este modo el recargo de 30% o lo que corresponda según el proveedor, será cotizado automáticamente.

Tercer paso: Una vez detalladas las fechas y la cantidad de pasajeros, es momento de elegir cuarto y plan de estadía. Automáticamente el sistema muestra los cuartos disponibles que concuerden con la petición del pasajero, en base al número de personas y el período de tiempo, con la disponibilidad de habitaciones. Las opciones disponibles se despliegan en unas pestañas en el lado derecho de la pantalla. Al pasar el puntero sobre las pestañas se despliega un cuadro donde se reflejan los detalles del cuarto y al lado los detalles de la tarifa. Para solicitar el cuarto con la tarifa deseada, se hace click sobre la pestaña.

Si faltan más cuartos por elegir, o se eligieron cuartos demás o cualquier otro error, el sistema lo notifica automáticamente y no permite procesar la solicitud.

Cuarto paso: Si la elección de cuarto/tarifa concuerda con el número de personas, entonces se habilita automáticamente el formulario de reservación, donde se especifican los datos del cliente a nombre de quien se hace la reserva. Una vez completado el formulario se hace click en el botón “Review booking”.

Quinto paso: Se muestra una nueva pantalla que consiste en un “summary of booking”, es decir, recuento de la reservación, donde se muestran todos los detalles de la solicitud de reserva tanto como los datos del titular de la reserva. Si hay un error en los datos, se hace click en el botón “amend reservation” que nos devuelve a la pantalla de “booking form” y se hacen las correcciones necesarias. Por último se leen las condiciones del contrato y si no hay objeciones se marca en la casilla de “agree” con un click, y se confirma que todo está en orden y se procesa la reservación haciendo click sobre el botón “confirm booking”.

Sexto paso: De este modo ya está hecha la solicitud de reservación con todos los datos y servicios requeridos, entonces el sistema envía un correo de reservación preliminar al cliente y uno de aviso al administrador de la propiedad u operador de la misma.

4. Lista de todas las reservas

A través de esta opción se ve una lista de las reservaciones hechas y su estado, como se ve en el cuadro de ejemplo, cada estado tiene un color asignado:

Azul: pendiente por llegar.

Verde: Llega hoy.

Verde con relieve: Alojado actualmente.

Naranja: Sale hoy.

Naranja con relieve: Debió salir ya según su reserva original.

Rojo: no ha llegado para la fecha que le tocaba.

Haciendo clic sobre el nombre del titular de la reserva, podemos ver 6 opciones administrativas y los detalles de la reservación distribuidos en 5 pestañas: “Arr/Dep; Guest; Room; Payment; View Notes”.

A continuación la explicación de los botones de administración:

Sus funciones respectivas son:

A. Editar o modificar la reservación.

B. Cancelar la reservación.

C. Introducir detalles del depósito para reflejar que el cliente pago y el número de depósito.

D. Imprimir letra de confirmación para ser enviada por fax al pasajero

E. Escribir un correo al cliente.

F. Agregar notas.

Debajo de estos botones están las pestañas que se detallan a continuación con sus funciones:

Arr/Dep: Muestra el nombre y apellido del titular de la reserva, así como el día de llegada y de salida, en caso de haber alguna petición especial es reflejada aquí también.

Guest: Es una lista detallada de los datos del pasajero, dice su dirección, teléfonos y demás datos pedidos en el “booking form”.

Room: en primer lugar detalla como se hizo la reservación; si fue un cliente en línea o un usuario con privilegios de recepcionista/operador.

Luego muestra los detalles del cuarto que reservo el cliente.

Payment: Muestra los detalles de pago, cuánto es el monto total, cuánto ha pagado, etc.

View Note: Se pueden añadir notas especiales a una reservación como recordatorio u observación, estas son reflejadas haciendo clic sobre esta pestaña.

Al hacer clic en cualquiera de las reservas que le llevará a la view booking page.

5. Lista nuevas reservas

Aquí los usuarios pueden ver todas las reservas para una propiedad que el depósito no está marcado como pagado, con iconos codificados por colores que indican su estado.

6. Recibir huésped entrante

Este botón permite marcar como ingresado a un huésped, así se lleva un control de si la persona llego a tiempo, si hubo un no-show, etc.

7. Despedir huésped saliente

Con este botón se marca la salida de un huésped de la posada, de este modo la reserva se archiva dentro del record del cliente y se da por culminada

8. Lista de huéspedes

Despliega una lista de todos los clientes que han reservado en la propiedad en particular con su record y detalles de tarjeta de crédito y pagos, para modificar los detalles de alguno se hace clic sobre el botón de “edit” que acompaña a cada uno.

** Nota cada uno de estos nombres de opción se muestra en rojo en la parte superior de la página, si un usuario cierne el puntero sobre uno de los iconos.