El instructivo a continuación está hecho como una guía para el propietario, encargado o administrador de la empresa proveedora de servicios turísticos, que hace el trabajo de actualizar las descripciones de la propiedad, cambiar las fotos, actualizar tarifas y detalles en general de los servicios que ofrecen.

Para las funciones de gestión de reservación, administración de booking y seguimiento de pasajeros, consultar el "Manual de usuario recepcionista", en esta misma sección de manuales.

Con los niveles de privilegio de usuario property manager, va a tener habilitados todos los botones de la "barra de herramientas" del paxsoft, sin embargo, el manejo de todos los botones requiere un conocimiento avanzado del sistema, por lo que no serán explicadas todas las funciones, sino las necesarias para llevar acabo las acciones nombradas al principio,

Ahora si, entremos en materia:

Al hacer Login con un usuario "Dueño o administrador de Propiedad" en la parte superior de la pantalla encuentra la "barra de herramientas" del sistema:

Donde la primera fila de botones (1-12) corresponde a usuarios "recepcionista u operador turístico", para lo que nos concierne ahora vamos a centrar la atención en el botón "Property admin." (13), que está ubicado en la segunda fila:

Property Admin

Este botón nos remite a la pantalla donde están las funciones de configuración de A)Rooms (habitaciones) para modificar las fotos, detalles y capacidad de las habitaciones, B)tariffs (tarifas) el monto de las tarifas y su descripción, C)Rm features (características de las habitaciones) las características de los servicios que ofrecen las habitaciones y D)Property (propiedad) para modificar descripciones generales, detalles, dirección, foto e imagen de la propiedad.

La pantalla que nos muestra el sistema cuando pulsamos sobre el botón Property Admin. se ve así: 

Donde las funciones A; B; C; D se corresponden con las pestañas de la parte superior de la pantalla. Para moverse de una a otra pestaña de las diferentes funciones basta con ir haciendo clic sobre la que se quiera trabajar.

Estudiemos ahora las posibilidades de cada una de esas 4 pestañas, una por una:

A) Rooms (habitaciones):

Con esta pestaña se despliega una lista de las habitaciones creadas para la propiedad, donde se indica el tipo de cuarto (Type), el nombre (Name), el número (Number), el piso (Floor), acceso a discapacitados (Disabled acces?), máximo de huéspedes para la habitación (Max people), si está permitido fumar (Smoking) y la imagen de cada habitación con la opción de cambiarla subiendo una nueva foto (Upload Image).

 
-Número: Opcional
-Piso: Opcional
-Acceso a discapacitados: Obligatorio
-Máximo de huéspedes para la habitación: Obligatorio
-Permitido fumar: Obligatorio

Los dos campos más importantes en esta pantalla son el Tipo de Habitación (Type) y el Máximo de huéspedes por habitación (Max. People). Que junto con el resultado de la configuración de las tarifas, da la información al sistema durante el proceso de reserva para saber cuales tarifas debe ofrecer para cada cuarto y delimitar cuantos huéspedes pueden ser admitidos dentro de una habitación, calculando el importe máximo disponible para las habitaciones en una propiedad en una fecha determinada.

Es importante tener en cuenta los datos que se llenan en estos campos a la hora de configurar las tarifas, porque es en base a esta información que se establecerá la relación entre tarifas y cuartos y la disponibilidad, más adelante en la configuración de tarifas veremos este aspecto con más detalle.

La mayoría de los campos aquí son libres, en los que se puede poner cualquier cosa que se adapte a sus necesidades.

Siempre que termine de hacer alguna modificación recuerde hacer clic sobre el botón Save , para guardar los cambios o sobre Cancel , para salir sin guardar cambios

B) Tariffs (Tarifas)

Nos lleva a una pantalla que muestra las distintas tarifas creadas para la propiedad, donde se detalla para que tipo de habitación aplica, el nombre y el período de validez de la tarifa, el precio por persona por noche, la mínima y la máxima cantidad noches que aplican, la mínima y máxima cantidad de pasajeros que pueden disfrutar de la tarifa, si aplica para fines de semana, y por último si la tarifa aplica solo para fines de semana.

Para crear una nueva tarifa hacemos clic sobre el botón New , para modificar una ya existente pulsamos sobre Edit Item, o clonar una ya existente para cambiar solo el monto, descripción, tipo de cuarto al que aplica o cualquier otro detalle vamos a Clone Item cualquiera de estos tres botones nos dirige a una plantilla como la siguiente:

Pongamos un ejemplo para verlo con más facilidad:

Supongamos que vamos a crear una tarifa de media pensión con cena, desayuno y habitación incluida, que sea valida desde la fecha 01/06/08 hasta el 01/06/09, para el tipo de habitación D/B, que tenga un costo de $60 por persona por noche, que aplique para fines de semana y que no sea exclusiva para los fines de semana:

Primer paso: Rellenar el campo Tariff Title, con el nombre que tendrá la tarifa, en nuestro caso puede ser: "Media Pensión".

Segundo paso: Rellenar el campo Description, donde va a detallar lo que incluye la tarifa y cualquier otra especificación que quiera hacer al respecto, digamos que aparte de las comidas y el alojamiento nuestra tarifa incluye un tour, es en este campo donde debemos especificarlo, podría usarse un texto similar al siguiente:

"Incluye: Hospedaje en habitación con baño privado & A/C, cena, desayuno & tour..."

La descripción que detalle en esta parte será la que el cliente podrá ver al momento de elegir que va a reservar, por lo que es importante tener la información de manera clara, precisa y completa.

Tercer paso: Especificar cuál es el monto a cobrar por noche y por persona según el caso, por ejemplo:

$60

Cuarto Paso: Delimitar el período de tiempo en el cual queremos que la tarifa sea válida, en otras palabras la temporada que será la vigente la tarifa, marcando en los respectivos calendarios desplegables la fecha de inicio (Valid from:) y de fin de la vigencia (Valid to:) de la tarifa, en el caso de nuestro ejemplo marcaríamos para la fecha de inicio: el 01 de junio de 2.008; y para la de final: 01 de junio de 2.009.

Quinto paso: Se especifica el mínimo y máximo de noches aplicables para la tarifa, así como el mínimo y máximo de huéspedes que pueden disfrutar de la tarifa por reservación.

Sexto paso: definir el room/property type (tipo de propiedad/cuarto), esta parte del proceso es crucial, porque según la información que se marque en esta casilla se hará el cruce de información para saber a cuáles habitaciones aplicar la tarifa que le corresponda, por lo que debe asegurarse que la tarifa esté señalada para aplicarse al tipo de cuarto que usted desea, en el caso de nuestro ejemplo, debe tener creado mínimo un cuarto doble (D/B), para que entonces en este momento en que está configurando la tarifa, la pueda hacer valida para ese tipo de habitación, es decir, que en esta casilla nos corresponde marcar D/B.

Séptimo paso: también debe prestarse atención a la casilla de Ignore PPPN (Ignorar precio por persona por noche), se le presentan dos opciones: si/no. Si usted desea que la tarifa sea cargada por persona por noche, entonces debe marcar NO, ahora si solo quiere cobrar por la habitación por noche, entonces marque YES. Para el caso de nuestro ejemplo marcaríamos NO, lo que significa que se van a cargar $60 a cada pasajero por cada noche de estadía.

Octavo paso: este paso y el que sigue son para definir si la tarifa es aplicable también o sólo para fines de semana, o si definitivamente no es válida para los fines de semana; primero está la casilla de allow weekends (permitir fines de semana), si usted desea que la tarifa sea válida entonces marque YES, si por el contrario no quiere validez de esta tarifa para los fines de semana entonces marque NO. En el caso de nuestro ejemplo, la tarifa es aplicable a fines de semana, así que marcaremos YES

Noveno paso: esta última casilla le permite definir si la tarifa que está configurando es exclusiva para los fines de semana; para nuestra tarifa de ejemplo no queremos que sea exclusiva para fines de semana, así que marcamos NO, ya que además de ser valida para fines de semana (octavo paso), también queremos que aplique para los demás días de la semana.

C)Rm features (características de las habitaciones) 

A través de esta pestaña podemos agregar servicios específicos que disponen las habitaciones, como baño privado, aire acondicionado, caja fuerte, etc.

Se hace clic sobre New y a continuación se escribe el servicio que se quiere incluir en las habitaciones, luego se hace clic sobre Save.

Una vez hecho esto, debemos ir a la pestaña de Rooms y hacer click en Edit Item para cada una de las habitaciones que se quiere incorporar servicios, se marcan para ser incluidos en cada cuarto y se hace clic en Save. Así aparecerá de manera automática reflejado para la habitación al momento de la reserva.

D) Property (Características de la propiedad)

Con esta pestaña nos dirigimos a la pantalla donde podemos modificar los datos de la propiedad, así como los textos descriptivos, los servicios que se ofrecen y la imagen disponible para la propiedad. 

Las primeras 10 casillas son para introducir detalles de la dirección de la propiedad, teléfono, fax, código postal y el correo al que quiera que se remitan los correos automáticos al momento de recibir una reservación.

Luego hay una casilla con un menú desplegable para indicar las estrellas de la propiedad.

Si posee las coordenadas, o tiene un link web a un mapa de la ubicación de su propiedad, es en las casillas a continuación donde debe marcarlo.

A continuación aparece la sección Property features, con una serie iconos con casillas marcables para que detalle los servicios que ofrece su propiedad.

El siguiente campo se llama Property description donde puede crear o editar el texto descriptivo que presenta a su propiedad.

Luego está el campo de de check in times, donde podrá detallar o modificar las horas de entrada y salida de los huéspedes de su propiedad.

Ahora encuentra el campo donde puede hacer o editar un texto que de información de los tours, paseos o actividades que puede ofrecer desde su propiedad.

El campo Driving directions, se refiere a la dirección de referencia donde serán recibidos los pasajeros, ya sea en la misma propiedad, terminal o el sitio que usted decida.

Airports es para detallar la dirección del aeropuerto de salida y el más cercano a la propiedad al que pueden llegar los pasajeros.

En Other transports puede ofrecer información de otros modos de llegar a la propiedad.

El último pero no menos importante campo, es Pollicies & Disclaimers para que especifique las condiciones de la contratación de sus servicios.

La última opción que consigue en esta pantalla es para subir nuevas fotos o cambiar la que ya tiene puesta, hace clic sobre el botón Examinar... especifica la ubicación de procedencia de la imagen que quiere subir y hace clic sobre Upload Image.

Es importante que recuerde hacer clic sobre el botón de Save (guardar), para que una vez que hayamos hecho todas la modificaciones queden debidamente registradas.